Pensez à sauvegarder et pensez à récoler

Il est capital d'avoir des données à des formats ouverts. Avant ces fichiers à des formats ouverts, il est capital de les avoir sur des supports physiques à des formats utilisables, c'est-à-dire sans altération (support intègre) et lisibles (avec des appareils adéquats).

Mais ce n'est pas suffisant ! En effet, malgré des fichiers à des formats ouverts sur un support utilisable, si le support disparait, cela peut poser de graves problèmes.

En cas de vol, en cas de pannes irréversibles, en cas de chocs ou de chutes (sur le sol, dans de l'eau ou autres liquides) irrémédiables, en cas de virus destructeur, la perte définitive des données qui figurent sur son ordinateur est très problématique si aucune sauvegarde n'a été faite. De plus, on peut être tout autant handicapé sans inventaire précis des fichiers et des logiciels utilisés, c'est-à-dire un récolement appliqué à sa machine.

Il faut donc penser à :

  1. faire régulièrement une sauvegarde des données (les fichiers que vous avez enregistrés explicitement et aussi ceux créés par les logiciels de messagerie, de navigateur, de carnet d'adresses ou d'agenda par exemple) sur un autre support (clé USB, disque dur externe, CD Rom, DVD Rom, sur un site,...) ;
  2. établir régulièrement un récolement de sa machine (sur un support lisible et à un format ouvert) ;
  3. utiliser des formats ouverts ;
  4. employer des supports physiques utilisables.

Tout cela constitue une véritable gestion des enregistrements et des données, qui est une partie du records management (comme les aspects liés aux métadonnées).

Sources et liens :