Pour les formats ouverts !

Des formats ouverts pour les archives

Il n'y a aucune garantie sur la pérennité des données enregistrées dans un format fermé.

Telle est la citation (du titre 2) d'une des pages de la rubrique « Archiviste engagé » du site Web de l'ADELITAD (Association des diplômés en archivistique de Mulhouse). La rubrique traite de l'archiviste dans son siècle, et de gestion des archives avec des formats ouverts (pour les données et pour les logiciels). Et cette citation est très bien développée dans le livre Les archives électroniques Manuel pratique de Catherine Dhérent.

Autres extraits du titre 2, commentaires à la suite :

Pour autant que l'on puisse parler de "pérennité" concernant les documents électroniques, les logiciels libres favorisent en tout cas une plus longue conservation et utilisation de ces documents.

Dans la mesure où les formats des logiciels libres sont ouverts, cette pérennité est en effet plus assurée. Et la pérennité électronique est parfois prise en défaut par celle de supports anciens...

Il n'y a aucune garantie sur la pérennité d'un logiciel si son créateur est le seul à pouvoir le faire évoluer.

Comme par exemple les décisions d'évolutions pour les logiciels InDesign (plus de format de la version précédente), PageMaker (arrêt début 2004) ou FrameMaker (arrêt des versions pour Apple).

Et comme le proclame aussi fort justement le site, « l'archiviste travaille au cœur de la société », donc avec les documents électroniques de cette société. Et ils sont bien plus pertinents à des formats ouverts.

Sources et liens :

• « Archiviste engagé », page Les logiciels libres et la gestion des archives avec le titre 2, http://adelitad.free.fr/Pageshtml/lienlogicielslibreshtm.htm
• Site de l'ADELITAD, http://adelitad.free.fr
• Merci au site BlogOKat, http://blogokat.canalblog.com, pour l'information

Des recommandations officielles de formats

Quelles procédures et techniques mettre en œuvre pour la pérennisation des données numériques ? Comment archiver les documents électroniques ? Quels formats et quels supports choisir ?

Telles sont certaines des questions posées par le livre Les archives électroniques Manuel pratique de Catherine Dhérent, publié par la Direction des Archives de France à la Documentation Française, et auxquelles ce manuel donne des réponses concrètes et claires au long de ses 104 pages.

Le manuel a été écrit par Catherine Dhérent, experte reconnue, Conservateur général du patrimoine et alors responsable du département Innovation technologique et normalisation de la Direction des Archives de France du Ministère de la Culture. Elle fait aussi partie du groupe de travail international sur le format XML EAD (représentante française au sein du groupe de 12 membres). Elle travaille actuellement à la Bibliothèque nationale de France en tant que chef de la Mission pour la gestion de la production documentaire et des archives et s'occupe notamment de Records Management.

Le manuel a été publié en 2002, mais ses recommandations officielles restent valables et sont claires quant aux formats à employer : des formats ouverts. Ainsi la version papier, Chapitre IV (chapitre V dans la version HTML), Garantir la conservation, dans sa partie Choix des formats et des supports, traite en sous-partie 1 des Formats et langages d'encodage (gras, italique et liens ajoutés) :

Il faudra non seulement vérifier les contenus, l’existence et la transmission de toutes les métadonnées indispensables à la survie des documents électroniques mais également le format des données. (page 46)

Mais un format d’encodage n’est qu’un élément dans un ensemble d’outils qui le rend intelligible : un fichier Word par exemple est toujours conçu pour être jumelé à une version du logiciel Word, lui-même conçu pour un certain modèle d’ordinateur et pour son propre système d’exploitation. Un document électronique n’est lisible que grâce à l’interaction de l’encodage avec un logiciel et du matériel informatique permettant de l’interpréter. (page 46)

Critère de choix des formats : Pour la conservation à long terme, en fonction des besoins et capacités de l'institution : on choisira donc, de préférence, des langages et formats standards ou faisant l’objet de recommandations internationales (XML, HTML, TXT pour les documents textuels) ; en cas d’impossibilité, on retiendra des formats ouverts (PDF pour les documents textuels, TIFF, ou PNG pour les images) et on évitera les formats fermés. (page 52)

La conservation à long terme est aussi affaire de fiabilité des supports et de pérennité des matériels. Elle implique une révision périodique des choix opérés afin de vérifier la conformité des solutions et des équipements adoptés avec les évolutions de la technologie car l’expérience prouve que chacun des deux éléments du couple support-matériel peut se révéler obsolète en quelques années. (page 52)

L'ensemble du chapitre et du manuel, sur lesquel il est possible de s'appuyer officiellement, est d'une lecture à recommander avec des informations précises pour l'archivage des documents électroniques, dont le processus commence en fait dès la création de ces documents.

Sources et liens :

• Les archives électroniques Manuel pratique, Direction des Archives de France, de Catherine Dhérent, 2002, 104 pages, La Documentation Française, référence 9782110051318, ISBN 2-11-005131-0, 16x24 cm, 15 euros
  • La fiche du Manuel sur le site de la Documentation Française, http://www.ladocumentationfrancaise.fr/catalogue/9782110051318/index.shtml
  • Le Manuel en intégralité, au format HTML (une seule page longue), site du Ministère de la Culture, Direction des Archives de France, http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/DAFmanuel%20version%207.html

• Les membres du groupe de travail sur l'EAD, http://www.loc.gov/ead/eadwg.html
• La Bibliothèque nationale de France, http://www.bnf.fr.

La BBC retient des formats, protocoles et logiciels ouverts

La BBC, société publique, a décidé de diffuser ses archives audio et video sur Internet. Mais elle trouvait que les technologies actuelles n'étaient pas assez performantes. Notamment pour ce qui concerne les protocoles et les formats disponibles. Deux solutions étaient alors possibles pour en élaborer de nouveaux :

• soit lancer un travail produisant de nouveaux formats et protocoles fermés ;
• soit au contraire obtenir des formats et des protocoles ouverts.

C'est la seconde solution qui a été retenue, avec également des logiciels libres, donc au format ouvert : approche plus fidèle à la notion de service public, technologie indépendante et pérenne, travail possible avec encore plus de contributeurs, les raisons données par la BBC sont une nouvelle illustration de l'intérêt des formats ouverts, dans l'audiovisuel notamment. En revanche France 3 a retenu un seul format fermé de diffusion.

Sources et liens :

• Article La BBC choisit l'open source pour diffuser ses archives en ligne de Jonathan Bennett de Builder UK, le 23 décembre 2004, http://www.zdnet.fr/actualites/technologie/0,39020809,39194872,00.htm