BIEP : des fiches de postes sont en «.doc»... et peuvent contenir plus que voulu...

Ces lignes concernent très directement les formats des fichiers publiés par les utilisateurs de la BIEP.

(Si vous êtes très pressé, vous pouvez passer directement au résumé en fin d'article.)

La BIEP ? C'est la Bourse interministérielle de l'emploi public. C'est un site Web (en .gouv.fr) [1], « un espace destiné à la mise en ligne des emplois vacants proposés par l'ensemble des ministères et de leurs établissements publics afin de favoriser la mobilité des agents. » On y trouve donc des fiches de postes en version numérique.

Et Les Formats ? Ces fiches de postes [2] devraient être dans un format qui n'obligent pas à utiliser un logiciel particulier payant, dans un format pérenne et dans un format qui ne donnent pas plus d'informations que celles réellement voulues. Donc de préférence des formats ouverts (comme les formats ODF ou PDF).

Certaines fiches sont bien au format PDF. Mais il y en a aussi au format «.doc».

« Mais tout le monde lit le ".doc" ? » C'est en partie vrai : la suite bureautique logiciel libre OpenOffice.org peut ouvrir des «.doc» (et elle peut aussi en créer) [3]. C'est en partie faux : tous les fichiers «.doc» ne sont pas utilisables sans le logiciel Word (dans la bonne version), notamment ceux anciens ou ayant des caractéristiques pointues, car le format n'est pas forcément ouvert. Et il y a d'autres aspects.

Du point de vue de l'intégrité du document, il y a le risque de modification très facile du contenu avant rediffusion (par courriel par exemple, en faisant croire qu'il s'agit du document officiel). Du point de vue de la sécurité, il peut y avoir des informations présentes dans le fichier mais qui ne sont pas visibles a priori : le suivi de modifications peuvent être activé et livrer l'historique du document... ; le fichier peut être ouvert avec un éditeur de texte et livrer les informations inscrites par le logiciel (qui les a inscrites sans avertir de cette opération)...

En d'autres termes, la pêche sur le site de la BIEP des fichiers «.doc» publiés officiellement peut faire remonter dans les filets des prises intéressantes voire de jolies perles, mais sans aller jusqu'à parler de trésors publics engloutis ni d'impliquer le Haut fonctionnaire de défense.

Résumé en 3 phrases (pour une éventuelle courte « Note d'information/d'alerte » aux Chefs de bureau et aux Chefs de mission, voire aux Sous-Directeurs ou aux Chefs de service, des structures utilisatrices de la BIEP)

Publier un document au format «.doc» n'est pas conforme à la politique d'administration électronique qui se doit dans le cas des fiches de postes de la BIEP de privilégier un format ouvert, comme défini dans l'article 4 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004. Le format PDF répond à cette définition, il fige le document dans sa présentation et permet l'accès aux informations sans rupture d'égalité technologique. De plus, les fichiers «.doc» publiés peuvent être très facilement modifiés et surtout peuvent contenir des informations dont la mise à disposition n'est pas du tout souhaitable (modifications successives, données inscrites sans contrôle,...) : ils constituent donc un format non recommandé.

Sources et liens :
Et sur Formats-Ouverts.org à la même date :