Des formats ouverts et un récolement
Le récolement est un terme technique d'archivistique, la science des archives (leurs préparations, leurs exploitations, leurs conservations, leurs valorisations). Il s'agit d'un inventaire des documents, décrivant ce qui est possédé (par exemple par une mairie, un conseil général ou régionnal, une administration,...).
Mais quel rapport avec les formats ouverts, catégorie Archivage ? Tout simplement car sans récolement, les documents détenus (électroniques ou pas), ne sont presque pas utilisables ! Même s'ils sont sur des supports encore lisibles, même avec des métadonnées, même à des formats ouverts.
En effet, dès qu'un nombre important de documents est disponible, une des clés de leur utilisation est de savoir ce que l'on a et où : de là l'importance de classer. Mais sans document sur au moins ce qui est possédé et son classement (s'il existe), impossible de savoir ce qu'il en est, donc impossible de retrouver. Les outils de recherche sur son ordinateur sont l'un des secteurs dynamiques et prometteur : les sociétés Apple, Yahoo, Google et Microsoft s'y battent. Mais ils ne traitent pas ce qui stocké hors de son ordinateur comme les CD Rom, les disques durs externes, les clés USB, les disquettes,...).
Il suffit de songer aux sauvegardes de données (même personnelles) qui sont faites sans forcément établir un inventaire de ce qui a été copié ou gravé pour toucher du doigt l'importance du récolement.
Alors, pour les documents électroniques :
- pensez au support (même parfois le papier...) ;
- utilisez des formats ouverts (comme l'EAD) ;
- et faites un récolement (à un format ouvert et sur un support lisible !)
Sources et liens :
- Une présentation claire, Vous avez dit archives ?, des Archives Départementales de la Sarthe, http://www.archivesdelasarthe.com/VousAvezDitArchives.htm
- Le récolement des archives municipales, page du site des Archives Départementales de la Sarthe, http://www.archivesdelasarthe.com/pageLibre000101c6.htm
- La circulaire définissant le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales, http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad97-4.html
- L'archivistique sur le site de la Direction des Archives de France, http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/
2 réactions
1 De Kat - 18/11/2004, 12:34
Plus qu'un format ouvert, c'est un format qui soit le plus pérenne possible qui est nécessaire (XML évidemment !).
D'autre part, je dirais que le récolement est une étape pour l'archivage électronique mais que la notion de classement est tout aussi importante. Cela passe par la mise en place d'un plan de classement électronique (arborescence structurée et logique). Ses corollaires étant un nommage rigoureux des documents et la gestion des versions. En résumé : classer c'est mieux archiver !
Sur le site des Archives de France, le manuel pratique de l'Archivage électronique permet une première approche de l'archivage électronique : www.archivesdefrance.cult...
2 De Thierry Stoehr - 02/12/2004, 17:10
Le manuel pratique sur Les archives électroniques écrit par Catherine Dhérent est un excellent document, clair et complet. Il est dans ma liste de sujet de billets depuis bien longtemps. J'y consacrerai donc plusieurs lignes prochainement qui viendront compléter la catégorie Archivage où il aura une place importante.