Des formats ouverts et un récolement

Le récolement est un terme technique d'archivistique, la science des archives (leurs préparations, leurs exploitations, leurs conservations, leurs valorisations). Il s'agit d'un inventaire des documents, décrivant ce qui est possédé (par exemple par une mairie, un conseil général ou régionnal, une administration,...).

Mais quel rapport avec les formats ouverts, catégorie Archivage ? Tout simplement car sans récolement, les documents détenus (électroniques ou pas), ne sont presque pas utilisables ! Même s'ils sont sur des supports encore lisibles, même avec des métadonnées, même à des formats ouverts.

En effet, dès qu'un nombre important de documents est disponible, une des clés de leur utilisation est de savoir ce que l'on a et où : de là l'importance de classer. Mais sans document sur au moins ce qui est possédé et son classement (s'il existe), impossible de savoir ce qu'il en est, donc impossible de retrouver. Les outils de recherche sur son ordinateur sont l'un des secteurs dynamiques et prometteur : les sociétés Apple, Yahoo, Google et Microsoft s'y battent. Mais ils ne traitent pas ce qui stocké hors de son ordinateur comme les CD Rom, les disques durs externes, les clés USB, les disquettes,...).

Il suffit de songer aux sauvegardes de données (même personnelles) qui sont faites sans forcément établir un inventaire de ce qui a été copié ou gravé pour toucher du doigt l'importance du récolement.

Alors, pour les documents électroniques :

  1. pensez au support (même parfois le papier...) ;
  2. utilisez des formats ouverts (comme l'EAD) ;
  3. et faites un récolement (à un format ouvert et sur un support lisible !)

Sources et liens :