Vous devez conserver vos bulletins de salaire toute votre vie... Et les formats ?
Sujet : le bulletin de paie. Durée de conservation : 40 ans minimum. Format actuel : le papier. En projet : le format numérique. Question : mais quel format ?
Tel pourrait être le résumé de la situation actuelle à propos des bulletins de paie : ils sont d'une importance capitale, preuve de l'activité du salarié, qui devra les fournir dans le futur en cas de chômage ou pour son départ en retraite. Chaque salarié a la responsabilité de la conservation de ses documents uniques, aucun double n'existant (au-delà de 5 ans).
Question : « Or si le salarié ne dispose que d'une trace électronique, comment pourra-t-il conserver le bulletin sous une forme stable et lisible durant quarante ans ? ».
Remarque : « Le véritable frein à la dématérialisation reste le non-règlement de la question essentielle de l'archivage. »
Ces 2 citations sont extraites d'un long article de Bertrand Lemaire publié dans Le Monde Informatique [1] à propos des bulletins de paie au format électronique et non plus papier. Elles concernent :
- la question des formats : quelle est la pérennité des données numériques concernant les formats utilisés, ouverts ou fermés (si le seul logiciel sachant lire le format des données n'existe plus...), et aussi la question de l'interopérabilité (n'importe quel ordinateur utilisable ou pas) ;
- la question de l'archivage de ces données : outre les formats, sur quel support archiver (disque dur, mémoire Flash... et leur durée de vie limitée), à quel endroit (ordinateur personnel, service en ligne), avec quelle responsabilité (de la personne, d'un service public, d'une entreprise), avec quelle authentification du fichier.
En partant d'une idée simple (moins de papier, moins de coûts, plus de technologies actuelles) on arrive à une série de problèmes délicats, dont celui des formats. Un peu comme avec le vote électronique, mais sans son enjeu lié à la vie de la démocratie.
Pour ce qui est de conserver 300 ans les données à propos de l'enfouissement des déchets radioactifs, le format numérique n'a pas été retenu : les informations sont au format papier (même s'il y a des caractéristiques spéciales).
Sources et liens :
- [1] Article Le bulletin de paie résiste à la dématérialisation, de Bertrand Lemaire, Le Monde Informatique, n°1150, semaine du 23 mars 2007, page 34 et 35
- Site Le Monde Informatique, http://www.lemondeinformatique.fr/
Et sur Formats-Ouverts.org :
- il y a 1 an : Arte et «Le cauchemar de Darwin» : le cauchemar de la VoD ? (Arte diffuse un documentaire ; puis le site Web d'Arte le rediffuse : mais voici les formats...)
- il y a 2 ans : Le traité européen cite-t-il les formats ? (Le traité parle-t-il des formats, de l'interopérabilité, des standards ?)
2 réactions
1 De palpatine - 28/05/2007, 00:30
Mon cauchemar numéro 1 : le feu dans mon appart. Ou comment avoir son existence effacée en quelques minutes (parce que outre les fiches de paie, les diplômes ne connaissent pas la duplication par exemple ; et je pense à ça parce qu'au bout de 23 ans, je viens enfin de recevoir mon second hier... au format papier-carton). Pour la peine, le format numérique a un avantage certain : la sauvegarde facile (d'un autre côté, les doubles numériques sont stockés... chez moi aussi >_< ). Une fiche de paie, en l'occurrence, ce n'est pas très compliqué, un format ascii simple suffit très largement (de toute façon, un format ascii suffit toujours, il n'y a que les crétins pas bien définis pour utiliser des formats compliqués pondus par des outils wysiwyg ou presse-boutons à deux balles -- ce qui représente 99% de la population, certes) ; et en l'occurrence, même un archéologue de pacotille pourra dans 300 ans trouver qu'il faut rassembler les 0 et les 1 par lot de 8 pour avoir quelque chose de tangible (après tout, Champolion n'as pas eu besoin d'étudier la théorie de l'information qui n'existait pas encore pour trouver ce que voulait dire le serpent à côté du zozio sur une pierre en morceaux : il suffit d'avoir une référence ; pour retrouver l'iso 8859-1, il suffit de compter le nombre de caractères et leurs statistiques d'occurrence, par exemple).
Reste donc le problème de la conservation sur le long terme associée à un format simple à décoder : je propose une carte en platine perforée, sans compression autre que physique (preuve de la pérennité : les orgues de barbarie existent toujours).
2 De Laurent - 29/05/2007, 11:10
Les feuilles de paie c'est bien et ça concerne tout le monde, mais on peut noter aussi :
- les déclarations d'impôt,
- les factures diverses et variées,
- les bulletins de paie des assistantes maternelle employées,
- les diplômes, ...
On peut en citer un certain nombre mais il me semble impossible d'être exhaustif. Alors pourquoi ne pas dire tous les documents officiels qui ont un "poids", une certaine importance dans la vie administrative...
Le problème est bien plus large que la simple feuille de paie !